لوگو مجتمع پارسیان دیتا

نکاتی برای انتخاب متن تلفن گویا

CustomerFeelings

 

نکاتی برای انتخاب متن تلفن گویا

برای انتخاب متن ارائه شده توسط تلفن گویا به مخاطب در کسب کار خود باید خیلی دقت کنید؛ چون هر ثانیه‌ای که کلمات ضبط‌ شده برای تماس‌ گیرنده پخش می‌شود، وقت او را می‌گیرد و او می تواند تصمیم بگیرد که طبق دستورالعملی که شما به او ارائه می کنید مراحل را اجرا کند یا گوشی را قطع کند! 

در ادامه فهرستی از نکاتی مهمی که باید در انتخاب متن و ضبط صدای تلفن گویای خود به آن دقت کنید تهیه کرده‌ام که به شما کمک می‌کند برای آماده‌کردن متن تلفن خود از آن الگو گرفته و خدمات بهتری را به مشتریان خود ارائه نمایید.اما همیشه این نکته را یادتان نرود که استفاده کننده نهایی سیستم تلفن گویا تماس گیرندگان هستند و همیشه می توان نقاط قوت و ضعف کار از کسانی جویا شده که هرروزه با آن خدمت سرو کار دارند. پس بنابر این یکی از راهای بهبود کیفیت و بهینه سازی فناوری تلفن گویا این است که از تماس‌گیرندگانی که از خدمات کسب‌ و‌کارتان استفاده می‌کنند نظرسنجی کنید تا بتوانید به کمک داده‌های جمع‌آوری‌شده، مسیر راه مشتری خود را بهینه کنید و از این راه، بهترین خدمات را به مشتریانتان بدهید. در آخر هم پیشنهاد می‌کنم یک داخلی را به ثبت شکایات و انتقادات مشتریان اختصاص دهید تا بتوانند اظهارنظر کنند.

 

insurance-customer-experience-hero

 

نقشه راه مشتری کاربردی طراحی کنید

 

طراحی گزینه‌های تلفن گویا نیز اهمیت بسیاری در راهنمایی صحیح و شفاف تماس‌گیرندگان دارد. همواره در تلاش باشید گزینه‌های کمتری را در برابر تماس‌گیرنده‌های خود قرار دهید تا آن‌ها بتوانند به‌راحتی یکی را انتخاب کنند. دسته‌بندی بیش‌ از‌حد به سردرگمی تماس‌گیرنده منجر می‌شود. تماس‌گیرندگان باید قادر باشند با کوتاه‌ترین پیام، در کمترین زمان به هدف خود برسند.

 

hosted-ivr-working

 

 

صفحه کلید مناسب طراحی کنید.

 

برخی از کسب‌و‌کارها هنگامی که متن تلفن گویای خود را آماده می‌کنند، بخش‌های بسیار متعدد و گاه نامفهومی را به تماس‌گیرنده پیشنهاد می‌دهند که جز سردرگمی نتیجۀ دیگری را به ارمغان نمی‌آورد. صفحه‌کلید فهرست شما باید واضح بوده و قابلیت بازگشت به فهرست قبلی را در هر زمانی داشته باشد.

banner-marketing-messages-06

 

استودیوی حرفه ای انتخاب کنید

 

باید صدای تلفن گویای کسب‌ و‌کارتان را در خارج از فضای شلوغ و حتماً در استودیویی حرفه‌ای ضبط کنید تا صدای تلفن گویای شما برای تماس‌گیرنده واضح و شفاف باشد.

 

 

گوینده حرفه ای انتخاب کنید

 

متن تلفن گویای شما باید با صدای گوینده‌ای حرفه‌ای تهیه شود. گویندۀ حرفه‌ای کسی است که تن صدای مناسب و زیبایی داشته باشد و حداقل با اصول ابتدایی گویندگی و فراز و فرود جملات آشنایی کامل داشته باشد تا حرفه‌ای عمل کرده و احساس خوبی را به تماس‌گیرنده منتقل کند.

 

 

جنسیت گوینده را مشخص کنید

 

اینکه متن مناسب سازمان شما با صدای آقا یا خانم باشد، ممکن است بسته به نوع فعالیت شما متفاوت باشد. در بسیاری از سازمان‌ها خانم‌ها کار اپراتوری را انجام می‌دهند و شاید برای خیلی از سازمان‌ها صدای خانم برای تلفن بهتر از آقا باشد. این موضوع کاملاً بستگی به نیاز کسب‌و‌کار شما دارد.

 

متن پیام شما واضح و شفاف باشد

پیام ضبطی شما باید به‌خوبیِ یک متن کوتاه و کامل و هماهنگ باشد. چندین بار پیام را بشنوید و با دقت آن را ضبط کنید. متن پیام را به سایر کارمندانتان نشان دهید تا مطمئن شوید پیام شما واضح و شفاف است.(بی سرو ته نباشد)

 

کمی مکث داشته باشید

در پیامی که قرار است ضبط کنید، مابین کلمات و عبارت‌های خود کمی صبر کنید تا ذهن تماس‌گیرنده بتواند پیام شما را دریافت کند و مغزش فرصت تجزیه‌و‌تحلیل را داشته باشد و بتواند تصمیم بگیرد کدام شماره را شماره‌گیری کند.

 

 

شخصی سازی کنید

 

وقتی تماس‌گیرنده بداند فناوری کسب‌و‌کار شما قادر به شناسایی هویت وی است، اشتیاق بیشتری برای ماندن در فناوری خواهد داشت و کمتر احساس می‌کند با نوعی فناوری بی‌روح طرف است. پس سعی کنید تماس‌گیرنده‌ها را با نام یا نام خانوادگی صدا کنید.

 

 

آهنگ مناسب انتخاب کنید

 

پخش آهنگ با صدای بلند یا آهنگ‌های نفرت‌انگیز یا پخش آگهی، هنگامی که تماس‌گیرنده را پشت خط نگه داشته‌اید، به‌عنوان بدترین ایدۀ ممکن تلقی می‌شود. آهنگی را انتخاب کنید که نشان‌دهندۀ برند و شخصیت شرکت شماست. استفاده از آهنگ‌های پرتکرار باعث اذیت‌شدن تماس‌گیرنده‌هایی مانند کاربر «سیک‌بوی» می‌شود.

 

 IVR-technology-mistakes-1

در جریان بگذارید

 

به خاطر داشته باشید که گفت‌وگوی تلفن گویا باید به گفت‌وگوی میان دو انسان زنده شبیه باشد. فناوری باید مکث‌های خود را با عباراتی همچون «با سپاس از اطلاعاتتان، اجازه دهید حسابتان را بررسی کنم» یا «در حال پیدا‌کردن مناسب‌ترین فرد برای رسیدگی به درخواست شما هستم» توضیح دهد تا تماس‌گیرنده در حالت بلاتکلیفی نماند؛ زیرا تلفن را سریعاً قطع خواهد کرد.

 

 

زمان انتظار را اعلام کنید

 

اگر تماس را به اپراتور زنده منتقل می‌کنید، زمان حدودی انتظار و چگونگی بازگشت به تلفن گویا را به تماس‌گیرنده اطلاع دهید.

 

 

اطلاعات تکراری دریافت نکنید

 

اگر می‌خواهید تماس‌گیرندگان ایمان بیاورند که تلفن گویای شما قادر به حل مشکلشان است و نمی‌خواهید گوشی را قطع کنند، وقتی تماس به اپراتور وصل می‌شود، پرسش‌هایی را تکرار نکنید که پیش‌تر به فناوری تلفن گویا پاسخ داده‌اند.

 

اپراتور را نکشششیییید!!!!

 

تلفن گویای شما هر چقدر هم که برای مشتریان مفید باشد، همیشه زمان‌هایی هست که مشتریان می‌خواهند و نیاز دارند با اپراتوری زنده برای حل مشکلشان صحبت کنند. شما می‌توانید بسته به شرایط کسب‌و‌کارتان، مسیردهی‌های متفاوتی داشته باشید. به‌طور مثال می‌توانید تماس‌گیرنده را به یک شماره موبایل یا شعبۀ دوم دفتر خود هدایت کنید.

 

 

همکارانتان را آموزش بدهید

 

کارمندان کسب‌و‌کارتان می‌بایست دربارۀ فناوری هوشمند تلفنی اطلاعات کافی داشته باشند. ممکن است بعضی از تماس‌گیرنده‌‌ها پرسش‌هایی دربارۀ نحوۀ استفاده از فناوری داشته باشند. کارمندان شما حتماً باید قادر به پاسخ‌گویی‌ آن‌ها باشند.

با رعایت نکات فوق می‌توانید مشتریان خود را همچنان به کسب‌و‌کارتان وفادار نگه دارید؛ چراکه قطعاً حس توجه به نیاز‌های آن‌ها، به‌صورت صحیحی منتقل خواهد شد.

یک نمونه صدا با در نظر گرفتن برخی از شرایط بالا

 

و در آخر مجتمع نرم افزاری داده پرداز پارسیان یکی از مجموعه هایی هست که به صورت تخصصی در حوزه تلفن گویا و voip فعالیت دارد تا کنون مجری چندین پروژه تلفن گویا و نرم افزار های تخصصی در این زمینه بوده است . اگر به عنوان مجری هم نشد ولی همیشه به عنوان مشاور   جهت بهبود کیفیت کسب وکارتان در خدمت شما عزیزان خواهیم بود. به امید همراهی بیشتر شما  :)

 

مطالب مرتبط

12 روش برتر برای بهینه سازی محتوا!

محتوای سئو شده چیست؟ یکی از عناصر مهم در صفحه ی سئو شده ، محتوای سئو شده می باش

چه کاری voip و تلفن گویا می تواند برای من انجام ده

  چه کاری voip و تلفن گویا می تواند برای من انجام دهد؟ بزرگترین سوالی که

تلفن گویا برای شرکت ها و سازمان ها

  تلفن گویا برای ادارات ،  سازمانها و شرکت ها مجتمع نرم افزاری

تلفن گویای سرگرمی

وقتی بچه تر بودیم ، تلفن های قصه گو مد شده بود! شماره شان را می گرفتی ، برایت قصه

طراحی وب سایت،تلفن گویا و برنامه نویسی درشیراز

مجتمع نرم افزاری داده پرداز پارسیان با تکیه بر توان متخصصان تیم خود ،  فعال

برخی از مهارت ها

خبرنامه

جستجو